Plan du site


Vous venez de télécharger une version gratuite d'Office Planning, il vous faut maintenant l'installer. Pour cela, il faut décompresser le fichier ZIP avec un logiciel du style de Winzip ou Winrar.
Une fois le fichier décompressé, cliquez sur "setup.exe" et suivez les instructions à l'écran. Vous venez d'installer la version d'évaluation d'Office Planning.

Maintenant, si le logiciel n'est pas lancé, allez sur le menu "Démarrer", dans "Programmes->Gestion de Temps Office Planning" et cliquez sur "Office Planning".

Donc, Office Planning est chargé. Une fenêtre apparait :



Il vous faut cliquer sur "OK" et ne pas saisir de mot de passe, il n'y en a pas pour le moment. Ensuite, le logiciel vous demande de choisir le port de connexion (option disponible uniquement dans la version Pro), cliquez sur OK. Dans la fenêtre suivante, vous devez saisir votre nom d'entreprise, cliquer sur OK.

Vous devez conserver précieusement votre identifiant entreprise.

Une dernière fenêtre apparait c'est la boite de dialogue des paramètres généraux.



Dans l'onglet, "horaires journaliers", vous pourvez définir les horaires par défaut de votre entreprise. Pour cela, cliquez sur les jours travaillés dans votre entreprise et affectez une horaire à chaque jour. La version d'Évaluation d'Office Planning dispose de deux horaires par défaut que vous pouvez utiliser pour tester le logiciel. Sinon, vous avez accès à l'ensemble des horaires en cliquant sur "Base de données des horaires".

Si vous cliquez sur le bouton cité ci-dessus, vous obtenez la fenêtre permettant de visualiser, de créer et d'éditer les horaires de votre entreprise.



Dans cette fenêtre, vous pouvez donc créer et éditer les horaires. Toutes les horaires que vous aurez créées seront ensuite utilisées pour créer vos employés et leurs attribuer des horaires de travail. Cette étape passe par la création des services qui composent votre entreprise (si besoin est). La fenêtre qui permet la réalisation de cette étape se trouve dans le menu "Gestion de temps->Liste des services".



Une fois vos services ajouter, il faut créer vos employés et leur attribuer les paramètres définis précédement. Pour cela, il faut cliquer sur "Configurer->Ajouter un Utilisateur", et une fenêtre apparaît.



Lorsque vous aurez saisi toutes les données concernant vos employés, le planning se créera automatiquement et pour le visualiser, il vous suffit de cliquer sur l'onglet (dans la fenêtre principale) "Planning Horaires".



Manuel D'utilisation :

Logiciel de Gestion de Temps

et de Planification

Manuel Utilisateur

5.0

Avertissement : Avant d'installer et d'utiliser Office

Planning, veuillez lire attentivement l'ensemble du

manuel utilisateur.

TimeCard - 1 Allée Newton - 33600 Pessac

Site Internet : http://www.TimeCard.com

Système de Gestion de Temps Office Planning

Office Planning Table des matières page 2

Table des matières

Page

IV Le Logiciel Office Planning ........................................................

IV.1) Installation du logiciel ..........................................................................

IV.2) Premier lancement du logiciel .............................................................

IV.3) Description de la fenêtre principale ........................................................

a) Onglet «Fichier salarié » : ....................................................................................

b) Onglet «Planning Horaires ». ....................................................................

c) Onglet «Synthèse des anomalies » .............................................................

d) Onglet «Statistiques ».......................................................................................

e) Onglet « Infos Calculs » .......................................................................................

f) La barre d’icônes..................................................................................................

IV.4) Paramétrages de base et mise en route...................................................

a) Paramétrage général et paramètres d'entreprise ............................................

b) Installation et paramétrage d'un horodateur.............................................................

c) Ajout et paramétrage d'un utilisateur .......................................................................

d) Création des badges individuels .............................................................................

e) Configuration du modem local ................................................................................

Inscrivez ici votre

Identifiant Entreprise Office Planning:

Système de Gestion de Temps Office Planning

Office Planning Table des matières page 3

f) Récupération des pointages par Modem/RS485/IP.................................................

g) Mise en attente d'appel du modem local..................................................................

h) Récupération automatique des pointages...............................................................

i) Fenêtres de suivi modem et RS485.........................................................................

j) Paramétrage des horaires journaliers ......................................................................

k) Justifications d'absences .........................................................................................

l) Heures supplémentaires ..........................................................................................

m) Clôture de compteurs..........................................................................................

n) Compteurs.............................................................................................................

o) Génération des statistiques......................................................................................

p) Rapports d'impression et états...............................................................................

IV.5) Les autres fonctions et configurations du logiciel ......................................

a) Création et affectation de rotations d’horaires .................................................

b) Modification de l’horaire par défaut ........................................................................

c) Saisie rapide de pointages......................................................................................

d) Modification des pointages.......................................................................................

e) Historique ...............................................................................................................

f) Tableau de présence .............................................................................................

IV.6) Les menus de commande........................................................................

a) Menu "Fichier" ........................................................................................................

b) Menu "Exploitation" .................................................................................................

c) Menu "Configurer"..................................................................................................

d) Menu "Gestion de temps" .......................................................................................

e) Menu "Rapports et états" ........................................................................................

f) Menu « Utilitaires » ...................................................................................................

IV.7) Utilisation d'un tableur pour la présentation des données..............................

IV.8) Exemples d'impression des rapports et états ...........................................

V Résolution d'Incidents...........................................................................

VI Conseils aux entreprises......................................................................

X Contrat de licence & Assistance..........................................................

Il est rappelé aux utilisateurs qu'aux termes de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978, la

constitution de fichiers de traitement automatisé de l'information comprenant des

données nominatives doit être déclarée préalablement à sa mise en œuvre à la

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (C.N.I.L.)

21, rue Saint Guillaume

75340 PARIS Cedex 07

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Introduction page 4

Documentation mise à jour le 07/01/2003

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Introduction page 5

IV Le Logiciel Office Planning

Le logiciel d'exploitation du système de Gestion de Temps Office Planning

fonctionne sur un micro-ordinateur de bureau, non dédié, et se connecte à

l’horodateur via le câble d’interface.

Configuration matérielle minimale requise :

- Micro-Ordinateur PC compatible – Pentium 200 Mhz ou équivalent

- Système d’exploitation Windows 95/98/Me/2000/NT4 ou plus récent

- 1 port série RS232 disponible

- 20 Mo d'espace disque disponible minimum

- 32 Mo de RAM

Extension facultative :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 17

- Imprimante pour l’édition des rapports et historiques.

IV.1) Installation du logiciel

Le logiciel d'administration du système de Gestion de Temps Office Planning est

livré sur CD-ROM. Son installation est simple et rapide.

Important Utilisez de préférence un seul ordinateur PC pour votre gestion

horaire. En effet, tous les paramètres générés lors de la configuration

de votre système seront perdus si vous réinstallez le logiciel sur un

autre PC.

Pour installer le logiciel :

- Insérez votre CD-Rom dans le lecteur du micro-ordinateur

- Si votre CD-Rom est équipé d'un démarrage automatique, le logiciel

d'installation s'initialise tout seul

- Sinon, appuyez sur le bouton "Démarrer" de Windows et choisissez

l'option "Exécuter". Dans le champ "Ouvrir", tapez la lettre du lecteur de

CD-Rom (par exemple "d:") suivi de setup.exe soit "d:setup.exe" et

appuyez sur "OK".

- Le logiciel d'installation se lance, suivez les instructions

- Une fois l'installation terminée double-cliquez sur l'icône "Office

Planning" pour lancer l'application.

IV.2) Premier lancement du logiciel

Au lancement, le logiciel demande systématiquement le mot de passe d'accès.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 18

Par défaut ce mot de passe est vide : il suffit d'appuyer sur « OK ».

Lors du premier démarrage, les paramètres essentiels au fonctionnement du

système sont demandés et mémorisés :

‧ Numéro du port série sur lequel le câble d'interface est connecté (l’affectation

du port pourra ensuite être changée par le menu "Configurer" avec l'option

"Port de Communication"). Valider en appuyant sur "OK".

‧ Nom de l’entreprise et identifiant d'entreprise :

L'identifiant d'entreprise est très important car il va permettre de personnaliser

les badges et les horodateurs afin que les utilisateurs ne puissent pas se

servir de leurs badges à l'extérieur de votre société et vice-versa.

- Si c'est la première fois que vous utilisez le logiciel d'administration et votre

Office Planning, sélectionnez la case "Je n'ai pas encore mon identifiant" et

appuyer sur "Valider" après avoir précisé votre nom d'entreprise. Le logiciel

vous attribuera automatiquement un identifiant entreprise.

- Si vous avez déjà utilisé votre Office Planning avec le logiciel

d'administration, reportez-vous à la page 2 du manuel et recopiez le numéro

que le logiciel vous a déjà attribué en sélectionnant la case "Je possède

déjà mon identifiant". Appuyez sur "Valider" après avoir précisé votre nom

d'entreprise.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 19

- Si vous n'avez pas d'identifiant entreprise Office Planning, le logiciel vous en

affecte un automatiquement lorsque vous validez :

TRES IMPORTANT : N'oubliez pas de noter le numéro affiché à l'écran sur la

page 2 de ce manuel : il est personnel et sera indispensable si vous devez

installer le logiciel sur un autre PC ou si vous voulez utiliser Office Planning

suivant une autre configuration.

Une fois l'ensemble de ces paramètres saisis et la configuration de base effectuée,

la fenêtre principale s’affiche.

IV.3) Description de la fenêtre principale

Cette fenêtre regroupe sous forme synthétique les principales données

d’exploitation. En haut se trouve la barre de menu. Au-dessous, la barre d'icônes,

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 20

elle permet d'accéder directement aux fonctions clés de la barre de menu.

Des onglets permettent d’accéder directement aux points principaux du logiciel :

plannings horaires, synthèse des anomalies, analyses statistiques…

a) Onglet «Fichier salarié » :

Zone 1 : Utilisateurs du système.

Liste déroulante regroupant l'ensemble des utilisateurs déclarés du système

Office Planning. Pour visualiser un autre utilisateur, faite apparaître la liste

en cliquant sur la flèche qui pointe vers le bas et choisissez.

Zone 2 : Propriétés de l'utilisateur.

Pour modifier les paramètres de l’utilisateur, cliquez sur le bouton

"Consulter / Modifier".

Zone 3 : Informations enregistrées en mémoire (base de données).

Les 2 champs indiquent la date du premier et du dernier enregistrement en

mémoire pour l'utilisateur sélectionné dans la zone 1. Appuyez sur le bouton

"visualiser une période" pour voir l'ensemble des informations enregistrées

entre 2 dates au choix (attention : les dates sont inclusives).

Zone 4 : Affichage de la liste des salariés.

Cette zone affiche automatiquement la liste de tous les salariés :

4a : nom, prénom du salarié.

4b : numéro de matricule du salarié.

4c : nom du service du salarié.

4d : mode de pointage du salarié.

4e : type d’horaires par défaut.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 21

b) Onglet «Planning Horaires ».

L’onglet «Planning horaires » permet la visualisation graphique et synthétique

de l’ensemble des horaires affectés. Ainsi, on visualisera les plannings de

l’ensemble des utilisateurs ou juste celui d’un service.

Le planning affiché correspond aux dates de début et de fin spécifiées.

Afin d’éviter des temps de calcul et d’affichage trop longs, attention à ne pas

choisir une période de visualisation trop importante (3 ou 4 mois max.).

Les horaires apparaissent sous forme de représentation graphique (couleur +

abréviation) et l’ensemble des justifications d’absences sont également

affichées.

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OFFICE PLANNING Le Logiciel page 22

Les boutons situés en haut de l’onglet permettent respectivement d’insérer un

horaire, une rotation, une justification d’absence ou de visualiser les détails de

la journée sélectionnée, pour le salarié considéré.

Pour rafraîchir le planning, il suffit de préciser une nouvelle date de début ou de

fin, afin que celui-ci soit complètement recalculé par le logiciel, puis affiché.

c) Onglet «Synthèse des anomalies »

L’onglet «Synthèse des anomalies » permet de visualiser l'ensemble des

incidents survenus pour les salariés sur le mois sélectionné.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 23

Dans chaque case, apparaît le nombre d’anomalies résultant du calcul de

comparaison, entre l’horaire théorique affecté à ce salarié et les pointages

effectivement récupérés (mode pointage manuel, ou pointage par microinformatique).

Si l’anomalie est considérée comme ‘normale’ par

l’administrateur, celui-ci pourra l’acquitter en la cochant, afin qu’elle

n’apparaisse plus dans ce tableau.

Les cases blanches représentent des journées sans anomalies détectées.

Certaines cases peuvent présenter une inscription “Inci” à l’intérieur. Cette

notation indique un incident de génération des statistiques pour la journée

considérée : par exemple, un oubli de pointage en sortie le soir, une erreur

dans l’ordre des pointages, un temps de présence >= 24 heures, etc.

d) Onglet «Statistiques »

L’onglet «Statistiques» donne une présentation synthétique de tous les

compteurs individuels des salariés sur une période choisie.

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OFFICE PLANNING Le Logiciel page 24

Il visualise le résultat du calcul des statistiques, pour l'utilisateur sélectionné,

sur la période choisie (calcul comparatif entre l’horaire prévu et les pointages

effectivement réalisés).

Tous les jours doivent apparaître dans la liste. Si un jour n'apparaît pas, c'est

que la génération des statistiques n'a pas été effectuée. Celle-ci peut être

lancée manuellement.

Pour chaque jour, le tableau fait apparaître :

- le nom de l'horaire utilisé pour effectuer le calcul,

- le nombre d'heures théoriques à travailler spécifiées dans l'horaire,

- le nombre d'heures effectives (somme des heures écrêtées, des heures

justifiées et des heures supplémentaires, comptées en temps effectif) :

ce sont les heures prises en compte,

- l'écart calculé entre le théorique et l'effectif,

- le nombre d'heures de présence (différence brute entre toutes les

entrées et sorties de la journée, sans aucun retraitement),

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 25

- le nombre d'heures écrêtées (heures de présences écrêtées par les

bornes min. et max. de l'horaire utilisé et éventuellement diminuées de

la durée minimale de pause, si elle n'a pas été respectée),

- le nombre d'heures justifiées dans le module des justifications

d'absences,

- le nombre d’incidents détectés pour la journée considérée (même si les

incidents ont été acquittés par l’administrateur).

- le nombre d’heures supplémentaires comptées en temps effectif,

- le compteur d’heures supplémentaires rémunérées ou mises à part,

- les compteurs d’heures de maladie, RTT et congés,

- le nombre de jours de RTT et de congés correspondant,

- le nombre de jours effectifs pris en compte sur la période.

Au pied du tableau, se trouve le total cumulé des différentes colonnes sur la

période choisie, permettant une visualisation synthétique des compteurs et des

écarts.

Il vous est possible de visualiser les détails de chaque jour : pointages,

incidents détectés, justifications d'absences renseignées, etc. Il suffit de

double-cliquer sur la ligne souhaitée ou de la sélectionner en appuyant sur le

bouton 'Détails de la sélection'.

Une visualisation de tous les utilisateurs sur la période choisie est possible, en

sélectionnant dans la liste des utilisateurs l'option '#Tous les utilisateurs#' ou

par service en sélectionnant '#Nom du service#'.

Le bouton 'Imprimer' lance la mise en page des statistiques pour tous les

utilisateurs (la 1ère partie des compteurs gère les temps bruts constatés y

incluant les temps justifiés – pour la 2e partie des compteurs, allez dans le

menu « Rapports et états » et choisissez l’option « Rapport des compteurs

individuels »). Cette dernière intègre les calculs RTT, heures supplémentaires,

etc.

e) Onglet « Infos Calculs »

L’onglet «infos calculs» visualise le rapport de génération du dernier calcul des

statistiques, ainsi que tous les incidents éventuellement générés.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 26

f) La barre d’icônes

La barre d’icônes contient des raccourcis vers les fonctions les plus

couramment utilisées :

Ajoute une fiche utilisateur

Modifie la fiche de l’utilisateur sélectionné dans l’onglet «fiche

salariée»

Supprime l’utilisateur sélectionné

Accès au paramétrage général

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 27

Base de données des horaires journaliers

Gestion de la rotation d’horaires

Modification manuelle des pointages

Ajout / Modification justifications d’absences

Ajout / Modification heures supplémentaires

Ajout / Modification jours fériés

Génération des statistiques

Visualisation tableau de présence réseau

Autorisations de pointages par micro-informatique

Modification mot de passe d’accès au logiciel

A propos de…

IV.4) Paramétrages de base et mise en route

Afin que le logiciel soit pleinement fonctionnel, il est nécessaire de suivre la

séquence d'initialisation suivante :

a) Paramétrage général et paramètres d'entreprise

Le paramétrage général permet de définir le comportement général des

horodateurs : blocage ou non en cas de mémoire interne pleine, périodicité

et jour de remise à zéro automatique du total horaire, et affectation des

horaires d'entreprise.

Les paramètres par défaut sont ceux de la configuration d'usine.

Il est indispensable de préciser les horaires d'entreprise.

Ces horaires seront affectés par défaut à chaque utilisateur, sauf

configuration particulière d'un utilisateur.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 28

‧ Le nom d'entreprise affiché est celui choisi par l'utilisateur. Il est

modifiable à tout moment et apparaît sur les impressions d'état.

‧ "L'identifiant Entreprise" est celui spécifié par l'utilisateur ou généré

automatiquement par le logiciel au premier démarrage de l'application. Ne

pas oublier de le noter en page 2 de ce manuel dans la zone

spécialement réservée à cet effet.

‧ Réglez les paramètres de fonctionnement des horodateurs en fonction de

vos besoins :

- L'option "blocage lorsque la mémoire interne est pleine" garantie

qu'entre deux vidages de l'horodateur aucun événement n’est perdu.

Lorsque la mémoire est pleine, l'horodateur affiche "Full" sur l'écran,

il est alors indispensable d'effectuer un vidage de l'horodateur pour

qu'il recommence à fonctionner normalement.

- Si vous ne souhaitez pas de remise à zéro automatique du total

horaire, cochez la case correspondante. Sinon choisissez la

périodicité et le premier jour de remise à zéro. Seuls les totaux

affichés sur l'horodateur seront remis à zéro, il n'y a pas d'influence

sur les informations récupérées par le logiciel.

Note : Si vous avez choisi de ne pas effectuer de remise à zéro automatique

du total horaire des badges utilisateur, le logiciel vous proposera de

le faire à chaque fois que vous récupèrerez les pointages sur

l’horodateur.

‧ Précisez les horaires standard d'entreprise. Ces horaires seront affectés

par défaut à chaque utilisateur : ce sont les horaires les plus utilisés.

Si des utilisateurs dérogent à cet emploi du temps, vous pourrez les

personnaliser au niveau de la fiche utilisateur.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 29

- Appuyez sur le bouton "Base de données des horaires" afin de

visualiser les horaires existant ou de créer le vôtre (voir détails en

page 38 "Configuration du modem local

Lors de l'utilisation d'horodateurs avec modem intégré, il est indispensable de

disposer d'un modem local raccordé sur le micro-ordinateur de gestion afin de

contacter ou recevoir les appels des sites distants.

L'installation et le paramétrage se fait par l'intermédiaire de l'option 'Configuration

du modem local' dans le menu 'Gestion de temps'.

La fenêtre de paramétrage est la suivante :

Il n'est pas nécessaire que le modem soit déclaré sous Windows. Le logiciel

utilisera uniquement les paramètres spécifiés dans cette fenêtre.

Il est obligatoire de spécifier le port série sur lequel le modem est connecté, sa

vitesse de dialogue (généralement on prendra '57600'), le préfixe réseau (si il est

nécessaire de faire le '0' pour sortir par exemple), et le numéro de téléphone de la

ligne sur laquelle le modem local est raccordé.

Sélectionnez dans la liste des types de modems celui qui correspond au vôtre.

Les chaînes d'initialisation requises s'affichent automatiquement.

Validez en appuyant sur 'OK'.

Important Le choix du modem est primordial. Tous les modems du marché ne

peuvent pas fonctionner avec les horodateurs PASS35. Il est très

fortement conseillé de n'utiliser que les modems préconisés par

TimeCard à l'exception d'aucun autre.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 30

Aucun support technique ne sera effectué sur des modems nonagréés

par ITRONIC.

b) Récupération des pointages par Modem/RS485/IP

Ces commandes, accessibles par le menu « exploitation », permettent d'appeler

des horodateurs distants afin de les initialiser ou de récupérer les informations de

pointage.

Pour effectuer un appel distant sur les horodateurs avec modem il faut d’abord

effectuer la configuration du modem local.

Une fois la configuration du modem réalisée, sélectionnez l'option « Appeler un

horodateur distant » dans le menu « Exploitation ».

De la même façon, pour les horodateurs RS485, sélectionnez l'option « Contacter

un horodateur RS485 » dans le menu « Exploitation ».

La fenêtre suivante s'ouvre :

Sélectionnez les horodateurs à appeler. Si plusieurs horodateurs sont

sélectionnés, le logiciel les appellera un par un successivement.

Précisez les opérations à effectuer une fois la connexion établie :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 31

Appuyez ensuite sur le bouton 'Appeler'. La fenêtre de suivi s'affiche et l'appel des

sites distants débute immédiatement.

Important La fonction d'appel d'un horodateur distant peut être utilisée pour la

consultation et la récupération des informations de pointage ou pour la

première programmation d'un horodateur à distance.

Ainsi, dans le cas d'un premier paramétrage à distance d'un

horodateur, il est indispensable de cocher la case 'Utiliser

l'ancien identifiant pour se connecter'. Sinon la connexion à

l'horodateur distant échouera.

c) Mise en attente d'appel du modem local

Une fois la configuration modem réalisée, il est possible de recevoir des appels

des horodateurs distants lorsque des horodateurs avec modem intégré ont été

programmés pour émettre des appels sortants périodiques.

Afin d'être capable de recevoir ces appels, le logiciel doit préalablement avoir été

mis en mode attente d'appel.

Le mode attente d'appel est accessible par le menu 'Exploitation' et l'option 'Mise

en attente d'appel du modem'.

La fenêtre suivante s'affiche :

Elle permet de préciser les opérations à effectuer lors de la réception d'un appel

par l'horodateur :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 32

Une fois la sélection effectuée, appuyez sur le bouton 'Attente d'appel', la fenêtre

de suivi modem s'ouvre automatiquement.

Important A chaque connexion, le logiciel vérifie que l'horodateur appelant

correspond bien à un horodateur de l'entreprise afin d'éviter de

récupérer des pointages d'une autre entreprise.

Lorsqu'une connexion est établie, le logiciel effectue automatiquement

les opérations demandées, puis remet à jour l'horodateur avec la

configuration courante.

d) Récupération automatique des pointages

Vous pouvez automatiser les récupérations de pointages avec les commandes

«appel auto horodateur distant modem» et «appel automatique horodateur RS485»

dans le menu «Configurer». Les fenêtres de ces deux commandes sont identiques

et se présentent comme suit:

En cochant la case «Activation du mode d’appel automatique» vous activerez la

récupération automatique. Vous pouvez choisir la périodicité de l’action, en

choisissant soit un jour de la semaine pour une opération hebdomadaire ou

mensuelle en cochant « chaque dernier jour du mois ». Renseignez les autres

champs comme lors d’une récupération classique (voir page 39)

e) Fenêtres de suivi modem et RS485

Les fenêtres de suivi modem et RS485 sont identiques. Elles permettent de

visualiser l'état et le suivi des différentes connexions établies durant une session.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 33

Elles se présentent de la manière suivante :

La partie haute de la fenêtre reprend la liste des opérations à effectuer.

La zone de suivi de connexion permet de suivre étape par étape les opérations en

cours d'exécution.

Le résultat de chaque opération est affiché en temps réel dans la fenêtre et peutêtre

facilement repéré par les icônes :

Icônes Description

Lorsque l'option 'Visualiser la configuration avant modifications' a été

cochée, des lignes qui affichent la configuration apparaissent dans la liste et

sont repérées par cette icône.

'bleu' Cette icône repère le début d'un appel sortant vers un horodateur distant.

'vert' Indique qu'une connexion vient d'être établie avec un horodateur distant.

'rouge' Indique qu'une connexion vient de se terminer.

Indique le début d'une opération de remise à l'heure ou de vérification heure

d'été/heure d'hiver.

Indique le début d'une opération de récupération des informations ou d'une

opération de traitement quelconque.

Indique qu'une opération vient d'être terminée avec réussite.

Indique qu'une opération a échouée.

Indique que les piles sont presque vides – lorsque ce message s'affiche il

est nécessaire de prévoir un changement de piles dans le mois en cours.

Indique la fin des opérations demandées.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 34

Important Il est vivement conseillé de lire avec attention le suivi de connexion

afin de savoir si toutes les opérations demandées se sont

correctement effectuées.

En cas de problème, le logiciel donne des informations détaillées sur

l'erreur survenue. Notez la et apportez les corrections adéquates.

Paramétrage des horaires journaliers").

- Les jours cochés sont les jours normalement travaillés, les autres

sont considérés comme chômés.

- Sélectionnez l'horaire souhaité pour chaque jour dans la liste

déroulante.

Attention - la remise à zéro périodique du total horaire s'effectue le premier jour

choisi (lundi, mardi, etc.) et la périodicité est comptée à partir de là.

Si vous choisissez "Pas de périodicité" le total horaire des badges

utilisateur sera remis à zéro une seule fois à la date choisie.

- Pour que les paramètres de fonctionnement soient actifs, il est

indispensable de les transférer sur l’horodateur. Pour cela, appuyez

sur le bouton "Paramétrage Horodateurs", il vous amène à la fenêtre

de "Gestion des horodateurs". Voir détails Error! Bookmark not

defined. "Error! Reference source not found.".

f) Installation et paramétrage d'un horodateur

Pour installer et paramétrer votre horodateur, sélectionnez l'option "Horodateur" du

menu "Configurer".

Une fenêtre apparaît. Elle contient normalement la liste tous les horodateurs

actuellement installés.

‧ Appuyez sur le bouton "Ajouter" afin d'installer un nouvel horodateur.

La fenêtre de paramétrage de l'horodateur s'affiche :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 35

‧ Remplissez le champ "Commentaires" : il sera repris par le logiciel afin de

faciliter l'identification de l'horodateur.

‧ Les paramètres avancés sont réservés aux installateurs professionnels et

utilisateurs avancés. NE PAS LES MODIFIER ARBITRAIREMENT.

‧ La "sortie commande de relais" permet à l'horodateur de contrôler une gâche

(pour le contrôle d'accès par exemple). La durée de commande est spécifiée

dans le champ "Durée de Commutation". Le contact se produit à chaque

insertion valide d'un badge utilisateur dans l'horodateur.

Une fois les paramètres spécifiés, appuyez sur le bouton "Paramétrer l'horodateur".

Si le câble d’interface et l’horodateur sont correctement connectés, le paramétrage

se lance automatiquement et valide la création de l’horodateur.

g) Ajout et paramétrage d'un utilisateur

Vous pouvez maintenant créer les différents utilisateurs. Pour ce faire choisissez

l'option 'Ajouter un utilisateur' du menu 'Configurer'.

La fenêtre suivante s'affiche :

‧ Précisez les renseignements génériques

pour cet utilisateur : nom, prénom et

civilité.

‧ La zone 'Service' permet d’affecter un

service à un utilisateur. Cette fonction

sert à regrouper les salariés ayant un

même horaire. Elle vous simplifie ainsi

l’affectation des profils journaliers.

Ajoutez éventuellement de nouveaux

services par la commande 'Nouv.'.

‧ La zone "Gestion de la base de données

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 36

des évènements" permet d'effacer des évènements stockés en mémoire pour

un utilisateur. Le logiciel effacera tous les évènements enregistrés, qui ont eu

lieu avant la date spécifiée (non incluse), ainsi que les statistiques et les

justifications d'absences.

L'onglet 'Horaires journaliers' sert à affecter des horaires personnalisés à

l’utilisateur, conserver les horaires standards d'entreprise ou reprendre

automatiquement les horaires du service auquel il appartient. Le choix des horaires

se fait de la même manière que dans la fenêtre de paramétrage général.

‧ La zone « Paramètres des anomalies », définit les incidents à afficher ou à

filtrer pour le salarié considéré, ainsi que la politique à adopter, lors d’un

retard/avance par rapport à l’heure prévue ou une absence.

L’onglet 'Modes' définit la prise en charge des informations de présence. 3 modes

existent :

‧ Auto déclaratif : les heures théoriques

sont considérées par le logiciel, comme

des heures effectivement travaillées par

le salarié. Cependant si des pointages

sont rentrés manuellement, ils sont

prioritaires pour la journée.

‧ Pointage manuel : le salarié complète

ses feuilles de pointages qui sont

ensuite renseignées manuellement dans

le logiciel. S’il n’y a pas de pointages pour un jour normalement travaillé, le

logiciel considère qu’il y a anomalie et comptera des heures d’absences.

‧ Badge de pointage : dans ce mode le salarié dispose d’un badge individuel de

pointage (badgeuse en option), qui lui permet d’utiliser une pointeuse. Dans ce

mode, l’administrateur prépare le planning théorique des horaires de travail.

L’onglet 'Informations' permet de

personnaliser la fiche utilisateur. Il

comporte des informations personnelles

et professionnelles additionnelles nécessaires

à la gestion. Le remplissage est

optionnel.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 37

h) Création des badges individuels

Une fois les fiches utilisateurs créées, il faut les affecter aux badges individuels de

chaque salarié. La création se fait par l’intermédiaire de l’horodateur Office

Planning .

Pour lancer la création des badges, choisissez le menu «Exploitation /Créer les

badges des utilisateurs ».

Le logiciel demande alors quels sont les badges à créer parmi les utilisateurs qui

n’ont pas encore de badge :

Une fois les badges à créer sélectionnés, démarrer le mode de création en

appuyant sur le bouton correspondant. La fenêtre suivante s’affiche alors :

Dès que le mode de création des badges est activé sur l’horodateur, il suffit de

présenter des badges non affectés à des utilisateurs pour que l’horodateur les

programme automatiquement.

Si des badges existants sont présentés à l’horodateur dans le mode de création, le

pointage est pris en compte normalement. Pour reprogrammer un badge

appartenant à un utilisateur, il faut d’abord supprimer son badge pour ensuite le

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 38

réaffecter à un autre salarié.

Important - Il est impératif de respecter l’ordre d’insertion des badges affiché en

haut de la fenêtre. N’oubliez pas de mettre une étiquette sur les

badges afin de les identifier clairement.

i) Configuration du modem local

Lors de l'utilisation d'horodateurs avec modem intégré, il est indispensable de

disposer d'un modem local raccordé sur le micro-ordinateur de gestion afin de

contacter ou recevoir les appels des sites distants.

L'installation et le paramétrage se fait par l'intermédiaire de l'option 'Configuration

du modem local' dans le menu 'Gestion de temps'.

La fenêtre de paramétrage est la suivante :

Il n'est pas nécessaire que le modem soit déclaré sous Windows. Le logiciel

utilisera uniquement les paramètres spécifiés dans cette fenêtre.

Il est obligatoire de spécifier le port série sur lequel le modem est connecté, sa

vitesse de dialogue (généralement on prendra '57600'), le préfixe réseau (si il est

nécessaire de faire le '0' pour sortir par exemple), et le numéro de téléphone de la

ligne sur laquelle le modem local est raccordé.

Sélectionnez dans la liste des types de modems celui qui correspond au vôtre.

Les chaînes d'initialisation requises s'affichent automatiquement.

Validez en appuyant sur 'OK'.

Important Le choix du modem est primordial. Tous les modems du marché ne

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 39

peuvent pas fonctionner avec les horodateurs PASS35. Il est très

fortement conseillé de n'utiliser que les modems préconisés par

TimeCard à l'exception d'aucun autre.

Aucun support technique ne sera effectué sur des modems nonagréés

par TimeCard.

j) Récupération des pointages par Modem/RS485/IP

Ces commandes, accessibles par le menu « exploitation », permettent d'appeler

des horodateurs distants afin de les initialiser ou de récupérer les informations de

pointage.

Pour effectuer un appel distant sur les horodateurs avec modem il faut d’abord

effectuer la configuration du modem local.

Une fois la configuration du modem réalisée, sélectionnez l'option « Appeler un

horodateur distant » dans le menu « Exploitation ».

De la même façon, pour les horodateurs RS485, sélectionnez l'option « Contacter

un horodateur RS485 » dans le menu « Exploitation ».

La fenêtre suivante s'ouvre :

Sélectionnez les horodateurs à appeler. Si plusieurs horodateurs sont

sélectionnés, le logiciel les appellera un par un successivement.

Précisez les opérations à effectuer une fois la connexion établie :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 40

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Appuyez ensuite sur le bouton 'Appeler'. La fenêtre de suivi s'affiche et l'appel des

sites distants débute immédiatement.

Important La fonction d'appel d'un horodateur distant peut être utilisée pour la

consultation et la récupération des informations de pointage ou pour la

première programmation d'un horodateur à distance.

Ainsi, dans le cas d'un premier paramétrage à distance d'un

horodateur, il est indispensable de cocher la case 'Utiliser

l'ancien identifiant pour se connecter'. Sinon la connexion à

l'horodateur distant échouera.

k) Mise en attente d'appel du modem local

Une fois la configuration modem réalisée, il est possible de recevoir des appels

des horodateurs distants lorsque des horodateurs avec modem intégré ont été

programmés pour émettre des appels sortants périodiques.

Afin d'être capable de recevoir ces appels, le logiciel doit préalablement avoir été

mis en mode attente d'appel.

Le mode attente d'appel est accessible par le menu 'Exploitation' et l'option 'Mise

en attente d'appel du modem'.

La fenêtre suivante s'affiche :

Elle permet de préciser les opérations à effectuer lors de la réception d'un appel

par l'horodateur :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 41

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Une fois la sélection effectuée, appuyez sur le bouton 'Attente d'appel', la fenêtre

de suivi modem s'ouvre automatiquement.

Important A chaque connexion, le logiciel vérifie que l'horodateur appelant

correspond bien à un horodateur de l'entreprise afin d'éviter de

récupérer des pointages d'une autre entreprise.

Lorsqu'une connexion est établie, le logiciel effectue automatiquement

les opérations demandées, puis remet à jour l'horodateur avec la

configuration courante.

l) Récupération automatique des pointages

Vous pouvez automatiser les récupérations de pointages avec les commandes

«appel auto horodateur distant modem» et «appel automatique horodateur RS485»

dans le menu «Configurer». Les fenêtres de ces deux commandes sont identiques

et se présentent comme suit:

En cochant la case «Activation du mode d’appel automatique» vous activerez la

récupération automatique. Vous pouvez choisir la périodicité de l’action, en

choisissant soit un jour de la semaine pour une opération hebdomadaire ou

mensuelle en cochant « chaque dernier jour du mois ». Renseignez les autres

champs comme lors d’une récupération classique (voir page 39)

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OFFICE PLANNING Le Logiciel page 42

m) Fenêtres de suivi modem et RS485

Les fenêtres de suivi modem et RS485 sont identiques. Elles permettent de

visualiser l'état et le suivi des différentes connexions établies durant une session.

Elles se présentent de la manière suivante :

La partie haute de la fenêtre reprend la liste des opérations à effectuer.

La zone de suivi de connexion permet de suivre étape par étape les opérations en

cours d'exécution.

Le résultat de chaque opération est affiché en temps réel dans la fenêtre et peutêtre

facilement repéré par les icônes :

Icônes Description

Lorsque l'option 'Visualiser la configuration avant modifications' a été

cochée, des lignes qui affichent la configuration apparaissent dans la liste et

sont repérées par cette icône.

'bleu' Cette icône repère le début d'un appel sortant vers un horodateur distant.

'vert' Indique qu'une connexion vient d'être établie avec un horodateur distant.

'rouge' Indique qu'une connexion vient de se terminer.

Indique le début d'une opération de remise à l'heure ou de vérification heure

d'été/heure d'hiver.

Indique le début d'une opération de récupération des informations ou d'une

opération de traitement quelconque.

Indique qu'une opération vient d'être terminée avec réussite.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 43

Indique qu'une opération a échouée.

Indique que les piles sont presque vides – lorsque ce message s'affiche il

est nécessaire de prévoir un changement de piles dans le mois en cours.

Indique la fin des opérations demandées.

Important Il est vivement conseillé de lire avec attention le suivi de connexion

afin de savoir si toutes les opérations demandées se sont

correctement effectuées.

En cas de problème, le logiciel donne des informations détaillées sur

l'erreur survenue. Notez la et apportez les corrections adéquates.

n) Paramétrage des horaires journaliers

Le logiciel permet d’effectuer automatiquement la comparaison entre les horaires

théoriques et les horaires effectivement réalisés par les utilisateurs.

Le logiciel propose une base de données des horaires, permettant de créer un

nombre illimité de profils.

La fenêtre de gestion de la base de données des horaires se présente de la

manière suivante :

La liste des horaires (A) existants apparaît sur la partie gauche de la fenêtre, avec

les boutons 'Nouveau' et 'Supprimer', permettant respectivement de créer un

nouvel horaire ou d'effacer un horaire existant.

Le nom de l'horaire (B) peut-être modifié par le champ réservé à cet effet. Deux

horaires différents ne peuvent avoir le même nom.

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OFFICE PLANNING Le Logiciel page 44

Il est possible de changer la représentation graphique de l’horaire. Pour changer la

couleur, cliquez sur la case Représentation (C). Modifiez l’abréviation dans la limite

de 2 caractères au choix.

Le bouton 'Enregistrer' sauve les modifications effectuées.

Le bouton 'OK' fait quitter la fenêtre.

Deux types d'horaires peuvent être créés :

- Horaire variable,

- Horaire fixe.

‧ Un horaire variable est un horaire composé :

- d'une plage de variabilité d'entrée,

- d'une plage obligatoire, le matin,

- d'une plage de variabilité de pause,

- d'une plage obligatoire, l'après-midi,

- d'une plage de variabilité de sortie,

- d'une durée de travail théorique et d'une durée minimale de pause.

‧ Un horaire fixe est un horaire composé :

- d'une plage obligatoire de travail, le matin,

- d'une plage de travail obligatoire, l'après-midi.

En fonction du type d'horaires choisi (D), les plages de saisie apparaissent ou

disparaissent.

L’option « Ecrêtage si temps réel > Théorique » (E) n’est disponible que dans le

cas d’un horaire variable. Cette option a pour effet, de ramener automatiquement le

temps effectif à sa valeur théorique, en cas de dépassement.

Le logiciel calcule automatiquement, en fonction des plages attribuées, les durées

minimum et maximum de travail (G) possibles dans une journée. La durée de

travail théorique doit obligatoirement se trouver entre ces deux bornes.

La durée minimale de pause du midi ne peut pas être supérieure à la plage de

variabilité autorisée.

Lorsque les pauses sont obligatoires (F), plusieurs options sont disponibles :

‧ Décomptées non badgées : les pauses sont décomptées d’office, même sans

badgeage (dans le cas d’utilisation d’une badgeuse couplée au logiciel). Dans

le cas autodéclaratif, c’est l’option à choisir.

‧ Décomptées badgées obligatoire : les utilisateurs disposant d’un badge

doivent badger lors des pauses.

‧ Décomptées badgées libre : si les utilisateurs disposant d’un badge ne

pointent pas, le logiciel prend par défaut les horaires précisés dans le profil.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 45

‧ Comptées en temps effectif badgées : les pauses sont comptées comme

temps de travail même si des badgeages ont été effectués. Le logiciel

n’affiche les pauses qu’à titre d’information. Ceci est utilisé lorsque l’entreprise

décide de payer les pauses, mais désire quand même avoir un suivi des

pauses effectivement prises.

Un horaire génère des incidents lors du calcul des statistiques si les pointages

laissent apparaître que l'utilisateur n'a pas respecté les horaires attribués.

Important - Un horaire en cours d'utilisation ne peut pas être supprimé.

- Si un horaire en cours d'utilisation est modifié, la modification sera

prise en compte pour tous les utilisateurs qui utilisent cet horaire.

o) Justifications d'absences

La fenêtre des justifications d'absences est accessible par le menu 'Gestion de

temps', avec l'option 'Justifications d'absences'.

Cette option permet pour chaque utilisateur, de renseigner des absences

éventuelles, afin d'ajouter ou non du temps manquant. Ainsi, les congés par

exemple, sont pris en compte, de façon à ce que la génération des statistiques ne

fasse pas apparaître d'anomalies pour l'utilisateur concerné.

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OFFICE PLANNING Le Logiciel page 46

La fenêtre ‘Justifications d’absences’ visualise de manière synthétique, sur la

période considérée, toutes les justifications d'absences renseignées, pour un

utilisateur.

Le bouton 'Modifier' permet d'éditer et de modifier le contenu d'une justification

Le bouton 'Nouveau' crée une nouvelle justification

Le bouton 'Supprimer' efface la justification sélectionnée

Le bouton 'OK' fait quitter la fenêtre.

La fenêtre de saisie d'une justification d'absence se présente de la manière

suivante :

Le nom de l'utilisateur pour lequel la justification est saisie est repris en haut.

Pour chaque justification il est possible de saisir un commentaire.

En fonction de la période d'absence et de l'impact sur les totaux horaires choisis,

différentes possibilités apparaissent.

L'impact sur les totaux horaires permet de préciser, si l'absence doit être prise en

compte dans les heures effectives de l'employé ou non :

‧ Congés payés : deux valeurs sont possibles - journée - ou demi-journée, si la

période d'absence est inférieure à 1 jour. Les congés payés pris sont

additionnés dans le compteur spécifique. L’affectation d’un jour de congés est

prise en compte uniquement, si le jour considéré est normalement travaillé.

‧ Maladie : cette option permet d’affecter une absence au compteur des heures

de maladie du salarié considéré. Le fonctionnement est identique à celui des

congés payés.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 47

‧ Jour RTT : la loi sur les 35 heures introduit la notion de jour RTT. Ces jours,

dont le nombre est fixé conventionnellement dans chaque entreprise en

fonction de l’accord mis en place, peuvent être assimilés, dans une certaine

mesure, à des jours de congés. Cette option permet donc de les affecter et de

les comptabiliser dans un compteur spécial. Attention : ce n’est pas du repos

compensateur. Par exemple une entreprise donnera 26 jours RTT à ses

salariés, si la réduction du temps de travail est appliquée sans réduction de

l’horaire journalier (39 heures). Dans ce cas les horaires théoriques affectés

seront de 7h48 par jour et les jours RTT seront utilisés.

‧ Temps décompté : une absence en temps décompté est une absence qui

n'est pas prise en compte dans le temps effectif de l'utilisateur. Par exemple,

lorsqu'un salarié s'absente pour convenance personnelle pendant 1 heure, elle

est déduite de son temps de travail effectif, mais elle peut-être renseignée

dans le logiciel, afin d'expliquer la raison d'un déficit d'heures. Cette option est

aussi utilisée pour la prise de repos compensateur.

‧ Compté en temps effectif : Avec ce choix, le temps d'absence est compté en

heures de travail effectif. Cette option est utilisée pour les jours de formation

où la personne n’a pas pu pointer par exemple.

Plusieurs valeurs peuvent être précisées :

- 'Journée entière' : la durée théorique prévue par le profil sera ajoutée

aux heures de travail réelles, effectuées,

- 'Demi-journée' : la moitié de la durée théorique prévue par le profil sera

ajoutée aux heures de travail réelles, écrêtées,

- 'Durée choisie' : la durée précisée dans le champ de saisie sera

ajoutée aux heures de travail réelles, écrêtées (dans la limite de la durée

théorique du profil),

- 'Valeur calculée en fonction de l'absence réelle pendant la période' :

permet de définir une plage d'absence pendant la journée. Ainsi la durée

ajoutée aux heures de travail réelles écrêtées, sera automatiquement

calculée par le logiciel, en fonction de l'absence réelle de l'utilisateur

durant la période.

Important Toute modification des justifications d'absences doit obligatoirement

être suivie d'une re-génération des statistiques afin d’être prise en

compte dans les rapports de statistiques.

p) Heures supplémentaires

La fenêtre « heures supplémentaires » est accessible par le menu « Gestion de

Temps ». Elle permet d’autoriser les utilisateurs à effectuer des heures

supplémentaires au-delà de leur profil de travail habituel.

La fenêtre suivante s’affiche :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 48

Elle visualise de manière synthétique sur la période considérée, toutes les heures

supplémentaires qui ont été renseignées pour un utilisateur.

Le bouton 'Modifier' permet d'éditer et de modifier le contenu

Le bouton 'Nouveau' crée une nouvelle autorisation

Le bouton 'Supprimer' efface l’autorisation sélectionnée

Le bouton 'OK' fait quitter la fenêtre.

La fenêtre d’ajout d'une heure

supplémentaire se présente

de la manière suivante :

Le nom de l'utilisateur pour

lequel l’autorisation d’heure

supplémentaire est saisie est

repris en haut. Pour chaque

autorisation, il est possible de

saisir un commentaire.

La valeur des heures

supplémentaires prise en

compte peut-être affectée de

manière libre (option ‘Durée

choisie’) ou calculée par le

logiciel, en fonction du temps

de présence réel entre deux heures choisies (option 'Valeur calculée en fonction

des pointages’).

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 49

L’option « crédit horaire en heures supplémentaires » permet de mettre dans le

compteur d’heures supplémentaires le crédit d’heures se trouvant dans l’écart.

Ceci a pour effet, de ramener l’écart a 0, s’il est créditeur.

Le coefficient de majoration est appliqué systématiquement à la valeur des heures

supplémentaires prises en compte.

Il est possible de choisir 2 compteurs distincts pour l’affectation des heures

supplémentaires réalisées :

- Heures supplémentaires comptées en temps effectif : dans ce cas les

heures supplémentaires, éventuellement majorées, seront incluses

dans le total des heures effectives de la journée, permettant ainsi un

cumul pour repos compensateur par exemple.

- Heures supplémentaires mises dans un compteur à part (appelé ici

Compteur des heures supplémentaires rémunérées) : dans ce cas les

heures supplémentaires, éventuellement majorées, seront mises à part

dans le compteur de façon à pouvoir être traitées par un logiciel de

paye, par exemple.

Important Toute modification des heures supplémentaires doit obligatoirement

être suivie d'une re-génération des statistiques afin qu'elle soit prise en

compte dans les rapports de statistiques.

Normalement cette re-génération est automatique. Si elle ne se fait

pas directement, utiliser la commande manuelle.

q) Clôture de compteurs

Vous pouvez définir des règles de clôture et les appliquer sur une période donnée.

Pour définir ces règles, allez dans de menu gestion de temps puis sélectionnez

« clôture des compteurs » et enfin « règle de clôture ». La fenêtre suivante

s’ouvre :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 50

En cliquant sur le bouton « Nouveau » vous pouvez créer votre nouvelle règle de

clôture, après lui avoir donner un nom. Il ne vous reste plus qu’à définir ses

paramètres : écart, HS Rem, H maladie, J congés, J RTT. Pour définir les

paramètres que vous souhaitez, cliquez sur le « E » dans la colonne Edit en face

du paramètre où vous souhaitez entrer les actions à effectuer. La fenêtre suivante

s’ouvre :

Définissez l’action qui doit être effectuée lors de la clôture :

‧ Tout reporter sur la période suivante : l’intégralité du compteur est reporté

(qu’il soit négatif ou positif).

‧ Plafonner le report à « x » minutes : la valeur du compteur sera reportée sur le

mois suivant, mais si celle-ci dépasse la valeur « x » minutes, elle sera écrêtée

alors à « x » minutes.

‧ Ne rien reporter (ni crédit- ni débit) : le compteur est tout simplement remis à 0

lors de la clôture.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 51

‧ Ajouter à la valeur reportée : la valeur du compteur est entièrement reportée et

vous pouvez ajouter une valeur de « x » minutes qui viendra s’ajouter à la

valeur précédente.

Important : Une règle de clôture peut être modifiée à condition de ne pas avoir

d’affectation salarié. Dans tous les autres cas sa modification est

impossible.

Pour appliquer une règle de clôture, sélectionnez dans le menu « Gestion de

temps » , « clôture des compteurs » puis le sous menu « clôturer les compteurs ».

La fenêtre suivante s’ouvre :

Pour clôturer un compteur, sélectionnez les employés où le compteur doit être

clôturé (dans le cas présent Dupont georges ), puis la date, ex : le 15 mars 2002.

Sélectionnez votre clôture (actuellement ma règle), il ne vous reste plus qu’à

validez avec le bouton « clôturer ».

Important : La clôture de compte interdira toutes modifications sur les pointages et

horaires antérieurs.

r) Compteurs

Les compteurs permettent d’effectuer un calcul automatique sur les variables

principales (congé, RTT, absence…) concernant un utilisateur. Le logiciel dispose

d’un certain nombre de compteurs prédéfinis auxquels s’ajoutent des compteurs

personnalisables. Ces compteurs sont recalculés automatiquement et peuvent

ensuite être visualisés dans les rapports.

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OFFICE PLANNING Le Logiciel page 52

La fenêtre de définition des compteurs se lance par le menu 'Gestion de Temps' /

'Personnalisation des compteurs'.

Les compteurs prédéfinis (n°1 à 9) sont utilisables tels quels (A). Les compteurs

personnalisables (n°10 à 15) peuvent être adaptés au besoin particulier du

gestionnaire. Leur nom dans le champ (B) peut être modifié afin d’avoir un intitulé

plus explicite. Leur calcul est défini en cochant les champs dans la zone (C).

Suivant les champs cochés en zone (C), l’appui sur le bouton ‘Options’ (D) ouvre

une des fenêtres suivantes ce qui permet de configurer le calcul à un niveau plus

détaillé. Certaines lignes sont grisées et ne sont pas accessibles car elles ne

concernent pas les options en cours.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 53

s) Génération des statistiques

Une fois les pointages de tous les utilisateurs saisis, le logiciel lance

automatiquement le calcul des statistiques, afin de prendre en compte l’ensemble

des informations reçues.

Le calcul dure plus ou moins longtemps en fonction de la périodicité de

récupération des informations.

Les résultats du calcul sont utilisés par le logiciel lors de la constitution des

rapports et des états. Vous disposez ainsi de documents complets, qui facilitent la

gestion des temps et le suivi des utilisateurs.

Il est impératif de laisser finir les calculs pour disposer de tableaux fiables et

exacts. Un calcul peut être interrompu. Il se relancera automatiquement lors du

prochain démarrage du logiciel.

Si vous souhaitez lancer ce calcul manuellement, allez dans le menu 'Gestion de

Temps' et choisissez l'option 'Génération des statistiques'.

La fenêtre suivante s'affiche :

La génération des statistiques entraîne

beaucoup de calculs et doit par conséquent

être effectuée pour des périodes

courtes (1 ou 2 semaines).

Elle peut être sélective : vous pouvez

choisir de générer (ou re-générer après

des modifications) les statistiques pour un,

plusieurs ou tous les utilisateurs.

Pour choisir la période et les utilisateurs pour lesquels les statistiques doivent être

générées : appuyez sur le bouton "Paramètres personnalisés".

Une fois les paramètres personnalisés spécifiés, appuyez sur le bouton "Générer

Maintenant" : le logiciel commence alors son processus de calcul.

En cas de problème pendant la génération des statistiques (par exemple ordre des

pointages incohérent : une sortie à lieu avant une entrée, etc.), des messages

d'erreur s'affichent à l'écran.

Ils indiquent la date et la personne concernée, afin que vous puissiez apporter les

corrections nécessaires.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 54

Dans ce cas, les statistiques de la journée pour cette personne ne seront pas

calculées.

Important - Si une erreur est détectée durant le calcul des statistiques, elle est

mentionnée dans le planning des anomalies par le message ‘Inci.’. Il

suffit de corriger le problème pour que le logiciel recalcule

automatiquement l’ensemble des jours concernés.

- Toute modification des pointages ou des justifications d'absences

doit obligatoirement être suivie par une re-génération des statistiques.

Sinon, les totaux affichés dans les rapports et états seront erronés. Si

cette génération n’est pas faite automatiquement par le logiciel, lancez

la manuellement avec l’option « Génération des statistiques » du menu

« Gestion de temps ».

t) Rapports d'impression et états

Une fois la génération des statistiques effectuée, de multiples rapports

d'impression et d’états sont disponibles. Ils peuvent être visualisés ou imprimés.

Pour voir quelques exemples de ces documents, allez au paragraphe "Exemples

d'impression des rapports et états" en page 92.

IV.5) Les autres fonctions et configurations du logiciel

a) Création et affectation de rotations d’horaires

Le logiciel Office Planning permet de créer des rotations d’horaires entièrement

paramétrables qui pourront ensuite être affectées, à un ou plusieurs utilisateurs,

sur une période donnée.

La fenêtre de création des rotations décrite ci-dessous est accessible par le “menu

gestion de temps” et l’option “Rotations d’horaires”.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 55

Les boutons Nouveau et Supprimer permettent respectivement la création ou la

suppression d’une rotation.

Pour chaque rotation il est possible de définir un nom, une durée (ici 9 jours par

exemple) et éventuellement un jour de début à respecter (lundi à dimanche).

Pour chaque jour, il est possible d’affecter l’horaire choisi, à l’aide du bouton intitulé

“Affectation”.

Une fois le paramétrage effectué, appuyez sur le bouton “Enregistrer” pour

sauvegarder, ou simplement, validez par “OK”.

L’affectation des rotations à un ou plusieurs utilisateurs se fait par l’intermédiaire

du planning des horaires, avec le bouton « Insérer une rotation ».

b) Modification de l’horaire par défaut

Le logiciel Office Planning permet le changement d’horaires d’un salarié ou de tout

un service. Le changement d’horaires d’un service modifiera les horaires de tous

les salariés du service. Si un salarié a une journée planifiée en dehors du service,

celle-ci ne sera pas affectée par ce changement d’horaires.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 56

‧ Changement d’horaires pour un salarié

Sélectionnez le salarié dans la liste déroulante de l’onglet, « Fichier salariés »,

puis cliquez sur, « Consulter /Modifier». Enfin, sélectionnez les horaires

souhaités. Cliquez sur « modifier » pour valider ce changement d’horaires. La

fenêtre suivante apparaît :

- Le choix de « Pour toute date quelle que soit la période » changera

l’horaire pour toutes les dates futures, mais aussi passées. Ceci aura

pour effet d’annuler les changements d’horaires passés dans

l’historique, mais aussi dans le planning.

- Le choix de « Pour les dates à partir du» n’affectera lui que les

dates futures à la date sélectionnée, et ajoutera ainsi un nouveau

changement d’horaires dans l’historique.

‧ Changement d’horaires pour un service / entreprise

Sélectionnez « Liste des services » dans le menu « Gestion de temps ».

Choisissez le service désiré, puis modifiez les horaires souhaités. Si vous

sélectionnez un nouveau service, le logiciel vous demandera si vous

souhaitez enregistrer les modifications. Tout comme pour le changement

d’horaires d’un salarié, vous devrez préciser si ce changement affecte toute la

période, ou s'il n'est pris en compte qu’à partir d’une date définie.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 57

c) Saisie rapide de pointages

Le logiciel Office Planning permet de saisir manuellement les données d’une feuille

de pointages, d’un ou plusieurs utilisateurs, sur une période donnée. Pour ceci,

renseignez les paramètres suivant :

- Nom salarié (A) et plage des dates (B) de pointages

- Changement de jour automatique (C): nombre de pointages par jour

avant de passer au jour suivant.

Placez-vous ensuite dans la zone de saisie (D) : dans la cellule sélectionnée, tapez

l’heure (2 chiffres) et les minutes (2 chiffres) du pointage. Dès que cette donnée

horaire est complète, la cellule suivante est automatiquement sélectionnée.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 58

Remarque, sur la fenêtre d’exemple, vous ne pouvez pas finir la saisie telle quelle

car il manque le pointage de sortie après 13:00 (E) : en effet on ne peut saisir que

des couples de pointages.

Important - Les pointages déjà existants n’apparaissent pas dans les zones de

saisie. Seuls, les ajouts de pointages sont possibles dans cette

fenêtre.

- On ne peut ajouter que des couples de pointages : entrée et sortie.

- Les dates de saisies ne peuvent être modifiées une fois la saisie des

pointages commencée.

d) Modification des pointages

L'option 'Modification/Edition des pointages' du menu 'Gestion de temps' permet de

visualiser les pointages, de les modifier et d'en ajouter de nouveaux.

La fenêtre se présente ainsi :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 59

Il est possible de visualiser les pointages de n'importe quel utilisateur : il suffit de

choisir dans la liste déroulante et de préciser la période désirée.

Tous les pointages peuvent être modifiés ou supprimés.

Les pointages modifiés ou ajoutés apparaissent en bleu et un commentaire de

modification peut être associé.

Il est possible à tout moment de revenir aux pointages réels (effacer toutes les

modifications et ajouts) à l'aide des boutons « Retour aux pointages réels » et

« Suppr Modifs ».

Le bouton 'Retour aux pointages réels' efface toutes les modifications et ajouts sur

toute la période visualisée.

Le bouton « Suppr Modif » efface les modifications effectuées uniquement sur le

pointage en cours de sélection. Dans le cas où la sélection concerne un pointage

ajouté, seule la suppression est autorisée à l'aide du bouton 'Supprimer'.

Pour modifier un pointage, il suffit de double cliquer dessus ou de le sélectionner et

appuyer sur le bouton « Modifier ».

Pour ajouter un pointage, appuyez sur le bouton « Insérer ».

Important - Toute modification des pointages doit obligatoirement être suivie

d'une re-génération des statistiques afin qu'elle soit prise en compte

dans les rapports.

- On ne peut ajouter que des couples de pointages : entrée et sortie.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 60

e) Historique

Vous gardez en permanence un suivi des changements d’horaires des salariés.

Pour les visualiser, cliquez sur « consulter/modifier ». Choisissez ensuite l’onglet

« Historique » pour consulter ces changements.

Important - Toute modification des horaires ne sera affichée dans la fenêtre

qu’après avoir validé ce changement à l’aide du bouton « Modifier ».

f) Tableau de présence

Ce tableau est accessible à partir du menu « Exploitation ».

Le tableau de présence indique quels sont les salariés présents dans l’entreprise à

un instant donné. Cette fonction ne s’active que dans le cas où des salariés

pointent en utilisant une badgeuse ou par le réseau informatique Le moment de

visualisation correspond à la dernière récupération des pointages effectuée sur

l’horodateur.

Important Pour que les informations affichées à l’écran soient valides, il est

indispensable de récupérer tous les pointages des horodateurs avant

d’ouvrir cet écran.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 61

Le tableau se présente de la manière suivante :

Les salariés sont classés par ordre alphabétique.

La colonne ‘Heure Entrée’ indique à quelle heure est arrivé le salarié.

IV.6) Les menus de commande

La barre de menu de votre logiciel d'exploitation est constituée des options

suivantes :

a) Menu "Fichier"

C'est le menu de base de l'application. Il permet de fermer le logiciel ("Quitter")

ainsi que de lancer ("Imprimer") ou de configurer une impression ("Configuration de

l'impression").

Il permet également de procéder à la sauvegarde des informations du logiciel (sur

disque ou disquette) et à leur éventuelle restauration.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 62

‧ Rafraîchissement du planning des horaires

Vous permet de ne pas afficher le planning de manière automatique mais

manuellement. En effet le planning peut devenir imposant donc trop long à

afficher. Si vous ne désirez pas avoir l’affichage automatique de ce planning

décochez cette case.

‧ Base de données principale

Vous permet de sauvegarder toute la base de données et de la restaurer en

cas de problème. Vous trouverez aussi une option de réparation au cas où la

base de données serait endommagée.

‧ Réparation de la base de données locale

Si vous avez une coupure de courant, blocage PC ou tous autres événements

de ce type, vous pouvez au redémarrage avoir votre base de donnée

endommagée. Pour la réparer utilisez cette option. Le logiciel pouvant être

installé sur plusieurs machines (suivant le nombre de licences), cette option ne

réparera que la base de données de votre machine.

‧ Importation de salariés

Permet d’importer une liste de salariés au format ASCII, champs délimités par

‘;’. En fonction du fichier choisi, le logiciel analyse automatiquement la

première ligne afin de trouver les noms des champs et ouvre la fenêtre

d’importation.

‧ Exporter les événements

Cette commande permet de sauvegarder les événements sur une période

choisie, pour un ou plusieurs utilisateurs, dans un fichier texte à format

délimité (type '.csv'). Le fichier ainsi constitué pourra ensuite être importé par

d'autres logiciels tels que Excel.

La délimitation des champs est assurée par le caractère ';' et les informations

exportées sont, dans l'ordre : numéro d'horodateur d'entrée, date et heure

d'entrée, numéro d'horodateur de sortie, date et heure de sortie, durée

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 63

écoulée entre l'entrée et la sortie.

‧ Exportation Sage

Cette commande permet l’exportation des pointages vers les logiciels de la

gamme Sage ligne 100 à ligne 500.

L’exportation se passe de la manière suivante :

Le logiciel crée un fichier d’export, contenant les pointages des utilisateurs

pouvant être importé dans le logiciel Sage ligne 100 ou Sage ligne 500.

Sage ligne 100 Office Planning

pointages

Paye Gestion des heures

planning

Important Lorsque vous exportez les données vers Sage, le planning de Sage

deviendra le planning de référence.

‧ Purger la base de données

Afin d'accélérer les consultations, les enregistrements d'informations, et de

limiter la taille de l'espace disque utilisé par le logiciel, il est indispensable de

purger périodiquement (une fois pas an par exemple) la base de données des

événements. Cette commande permet de réaliser très simplement cette

opération en effaçant tous les événements antérieurs à la date choisie et pour

tous les utilisateurs.

Important : Cette opération est irréversible. Il est conseillé de faire une

sauvegarde auparavant.

b) Menu "Exploitation"

Ce menu regroupe les fonctions de dialogue avec les horodateurs. C'est à dire les

fonctions de programmation des badges utilisateur, de programmation des cartes

de contrôle, ainsi que les fonctions de récupération des pointages via modem ou

RS485.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 64

‧ Remise à zéro total horaire badge utilisateur

Cette commande permet de remettre à zéro manuellement le total horaire

affiché par l'horodateur lorsque le badge utilisateur est inséré.

Les événements contenus dans le badge ne sont pas altérés : seul le total

horaire est remis à zéro.

‧ Modification total horaire badge utilisateur

Cette commande permet de modifier manuellement la valeur du total horaire

d’un salarié.

‧ Récupérer les pointages d’un horodateur

Cette option permet, à l'aide de la carte de contrôle, de vider un horodateur

des informations qu'il contient.

L'ordinateur va programmer la carte de contrôle qui doit ensuite être insérée

dans l'horodateur.

Les informations contenues dans la mémoire interne de l'horodateur sont copiées

dans la carte de contrôle. Seuls les événements survenus après le précédent

"vidage" sont transférés.

Pour lire les informations avec l'ordinateur, il suffit d'insérer la carte de contrôle

dans le lecteur PC. La lecture démarre automatiquement (cela peut prendre

quelques minutes) et l'affichage des informations se fait directement.

Pour plus d'informations voir Error! Bookmark not defined.

Important - Le vidage d'un horodateur transfère toutes les données des

horodateurs sur la carte de contrôle mais les informations contenues

dans sa mémoire ne sont pas effacées. En cas de problème lors de la

lecture de la carte de contrôle sur le micro-ordinateur, il est toujours

possible de retrouver les informations perdues à l'aide de la

commande "Urgence : récupération des anciens événements" (voir ciaprès).

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 65

Important - Si plusieurs horodateurs sont installés, il est vivement recommandé

de vider tous les horodateurs successivement (durant la même demijournée).

« Récupération des pointages par carte de contrôle ».

‧ Consulter un horodateur

Cette opération permet de consulter à tout moment le contenu d’un

horodateur sans le vider. Comme pour la commande "Récupérer", seuls les

événements survenus depuis le précédent "vidage" seront copiés dans la

carte de contrôle.

La lecture et l'affichage des informations s'effectuent comme pour le "vidage".

Important La commande de consultation doit être réservée à la visualisation des

informations en cours de période et pour information. Dans tous les

autres cas (récupération des informations en fin de mois par exemple),

utilisez obligatoirement la commande "Récupérer les pointages".

‧ Remise à l’heure Horodateur

Cette commande permet de remettre à l'heure les différents horodateurs

installés. Elle est à utiliser uniquement lorsque vous constatez un décalage

horaire entre les différents horodateurs.

Une fois la carte configurée vous pouvez successivement l'insérer dans tous

les horodateurs installés (sans repasser par le PC entre deux) à condition de

ne pas laisser écouler plus de 2 heures entre la configuration de la carte sur

le PC et la remise à l'heure du dernier horodateur (au-delà il y a des risques

de dérive de l'horloge de la carte de contrôle).

Attention L'heure et la date transférées dans l'horodateur sont celles de votre

PC. Par conséquent, il est impératif de TOUJOURS vérifier l’exactitude

de la date et de l'heure de votre PC avant d'utiliser cette commande.

‧ Passage Horodateurs Heure Eté / Heure Hiver

Lors du changement d'heure bi-annuel (Heure d'été / Heure d'hiver), utilisez

cette commande pour changer l'heure des horodateurs.

Il est recommandé d'utiliser cette option au lieu de "Remise à l'heure des

horodateurs" afin d'éviter les erreurs si le PC utilisé n'est pas à l'heure

(changement non effectué ou problème dans la date).

‧ Tableau de présence

Permet d’accéder au tableau de présence des utilisateurs du système. Pour

plus d’informations concernant cette fonction voir en page 60.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 66

‧ Appeler un horodateur distant

Cette option n'est activée que si vous disposez d'horodateurs avec modem

intégré et si vous avez déjà paramétré un modem local avec l'option

"Configuration du Modem local" du menu "Configurer" (voir en page 60).

Elle permet d'appeler un ou plusieurs horodateurs distants afin d'effectuer les

différentes opérations de paramétrage, consultation, vidage des

informations…etc. Pour plus d'information, consulter en page 39

"Récupération des pointages par Modem/RS485/IP

‧ Mise en attente d'appel du modem

Cette option n'est activée que si vous disposez d'horodateurs avec modem

intégré et si vous avez déjà paramétrer un modem local avec l'option

"Configuration du Modem local" du menu "Configurer" (voir en page 60).

Elle permet de mettre le PC et le modem local en mode d'attente d'appel.

Dans ce mode, si des horodateurs ont été programmés pour effectuer des

appels sortant périodiques, le logiciel recevra automatiquement les appels.

Pour plus d'informations, consulter en page 40.

Attention Si des horodateurs ont été programmés pour effectuer un appel

sortant périodique et que le PC n'a pas été mis en mode attente

d'appel, la communication ne pourra pas être établie et le logiciel ne

récupérera aucune donnée.

Par conséquent il est TRES IMPORTANT de penser à laisser le

logiciel fonctionnel AVEC le mode "Attente d'appel" activé pour que

tout se passe correctement.

‧ Contacter un horodateur RS485

Cette option n'est activée que si vous disposez d'horodateurs RS485.

Elle permet d'appeler un ou plusieurs horodateurs distants afin d'effectuer les

différentes opérations de paramétrage, consultation, vidage des

informations…etc. Pour plus d'information, consulter en page 39

"Récupération des pointages par Modem/RS485/IP

‧ Demande de version de l’horodateur

Il est possible, par l’intermédiaire de la carte de contrôle, de visualiser la

version du firmware fonctionnant à l’intérieur de l’horodateur. Cette

commande permet de programmer la carte de contrôle qui sera ensuite

insérée dans l’horodateur. Au moment de l’insertion, l’horodateur affichera à

la place de l’heure son numéro de version (‘17:30’ par exemple).

‧ Urgence : Récupération des anciens événements

En cas de problème lors de l'importation des informations consécutives au

"vidage" d'un horodateur (perte ou destruction de la carte de contrôle…etc),

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 67

cette option permet d’effectuer une récupération d'urgence des informations

perdues.

Lors d'un "vidage", les informations ne sont pas effacées de la mémoire

interne, elles le seront uniquement si de nouveaux événements surviennent,

et en commençant par les plus anciennes (Capacité mémoire : 29 000

pointages).

La récupération d'urgence permet de récupérer ces anciennes informations.

Important En cas de problème lors du vidage d'un horodateur, il est

indispensable de procéder à la récupération d'urgence le plus

rapidement possible afin d'éviter que de nouvelles informations

n'effacent les plus anciennes.

c) Menu "Configurer"

Ce menu regroupe les commandes de paramétrage essentielles au bon

fonctionnement du logiciel et des horodateurs.

‧ Consulter/Modifier la Fiche Utilisateur

Permet de consulter ou modifier la fiche de l'utilisateur sélectionné dans la

liste de la ZONE 1 de la fenêtre principale.

Attention : en cas de modification des autorisations de pointage ou des

plages horaires, le badge de l'utilisateur sera nécessaire.

Cette fonction permet également de réinitialiser un nouveau badge pour

l'utilisateur concerné (en cas de perte…etc). Pour plus d'informations voir en

page 27 « Paramétrages de base et mise en route

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 68

Afin que le logiciel soit pleinement fonctionnel, il est nécessaire de suivre la

séquence d'initialisation suivante :

d) Paramétrage général et paramètres d'entreprise

Le paramétrage général permet de définir le comportement général des

horodateurs : blocage ou non en cas de mémoire interne pleine, périodicité

et jour de remise à zéro automatique du total horaire, et affectation des

horaires d'entreprise.

Les paramètres par défaut sont ceux de la configuration d'usine.

Il est indispensable de préciser les horaires d'entreprise.

Ces horaires seront affectés par défaut à chaque utilisateur, sauf

configuration particulière d'un utilisateur.

‧ Le nom d'entreprise affiché est celui choisi par l'utilisateur. Il est

modifiable à tout moment et apparaît sur les impressions d'état.

‧ "L'identifiant Entreprise" est celui spécifié par l'utilisateur ou généré

automatiquement par le logiciel au premier démarrage de l'application. Ne

pas oublier de le noter en page 2 de ce manuel dans la zone

spécialement réservée à cet effet.

‧ Réglez les paramètres de fonctionnement des horodateurs en fonction de

vos besoins :

- L'option "blocage lorsque la mémoire interne est pleine" garantie

qu'entre deux vidages de l'horodateur aucun événement n’est perdu.

Lorsque la mémoire est pleine, l'horodateur affiche "Full" sur l'écran,

il est alors indispensable d'effectuer un vidage de l'horodateur pour

qu'il recommence à fonctionner normalement.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 69

- Si vous ne souhaitez pas de remise à zéro automatique du total

horaire, cochez la case correspondante. Sinon choisissez la

périodicité et le premier jour de remise à zéro. Seuls les totaux

affichés sur l'horodateur seront remis à zéro, il n'y a pas d'influence

sur les informations récupérées par le logiciel.

Note : Si vous avez choisi de ne pas effectuer de remise à zéro automatique

du total horaire des badges utilisateur, le logiciel vous proposera de

le faire à chaque fois que vous récupèrerez les pointages sur

l’horodateur.

‧ Précisez les horaires standard d'entreprise. Ces horaires seront affectés

par défaut à chaque utilisateur : ce sont les horaires les plus utilisés.

Si des utilisateurs dérogent à cet emploi du temps, vous pourrez les

personnaliser au niveau de la fiche utilisateur.

- Appuyez sur le bouton "Base de données des horaires" afin de

visualiser les horaires existant ou de créer le vôtre (voir détails en

page 38 "Configuration du modem local

Lors de l'utilisation d'horodateurs avec modem intégré, il est indispensable de

disposer d'un modem local raccordé sur le micro-ordinateur de gestion afin de

contacter ou recevoir les appels des sites distants.

L'installation et le paramétrage se fait par l'intermédiaire de l'option 'Configuration

du modem local' dans le menu 'Gestion de temps'.

La fenêtre de paramétrage est la suivante :

Il n'est pas nécessaire que le modem soit déclaré sous Windows. Le logiciel

utilisera uniquement les paramètres spécifiés dans cette fenêtre.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 70

Il est obligatoire de spécifier le port série sur lequel le modem est connecté, sa

vitesse de dialogue (généralement on prendra '57600'), le préfixe réseau (si il est

nécessaire de faire le '0' pour sortir par exemple), et le numéro de téléphone de la

ligne sur laquelle le modem local est raccordé.

Sélectionnez dans la liste des types de modems celui qui correspond au vôtre.

Les chaînes d'initialisation requises s'affichent automatiquement.

Validez en appuyant sur 'OK'.

Important Le choix du modem est primordial. Tous les modems du marché ne

peuvent pas fonctionner avec les horodateurs PASS35. Il est très

fortement conseillé de n'utiliser que les modems préconisés par

TimeCard à l'exception d'aucun autre.

Aucun support technique ne sera effectué sur des modems nonagréés

par TimeCard.

e) Récupération des pointages par Modem/RS485/IP

Ces commandes, accessibles par le menu « exploitation », permettent d'appeler

des horodateurs distants afin de les initialiser ou de récupérer les informations de

pointage.

Pour effectuer un appel distant sur les horodateurs avec modem il faut d’abord

effectuer la configuration du modem local.

Une fois la configuration du modem réalisée, sélectionnez l'option « Appeler un

horodateur distant » dans le menu « Exploitation ».

De la même façon, pour les horodateurs RS485, sélectionnez l'option « Contacter

un horodateur RS485 » dans le menu « Exploitation ».

La fenêtre suivante s'ouvre :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 71

Sélectionnez les horodateurs à appeler. Si plusieurs horodateurs sont

sélectionnés, le logiciel les appellera un par un successivement.

Précisez les opérations à effectuer une fois la connexion établie :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Appuyez ensuite sur le bouton 'Appeler'. La fenêtre de suivi s'affiche et l'appel des

sites distants débute immédiatement.

Important La fonction d'appel d'un horodateur distant peut être utilisée pour la

consultation et la récupération des informations de pointage ou pour la

première programmation d'un horodateur à distance.

Ainsi, dans le cas d'un premier paramétrage à distance d'un

horodateur, il est indispensable de cocher la case 'Utiliser

l'ancien identifiant pour se connecter'. Sinon la connexion à

l'horodateur distant échouera.

f) Mise en attente d'appel du modem local

Une fois la configuration modem réalisée, il est possible de recevoir des appels

des horodateurs distants lorsque des horodateurs avec modem intégré ont été

programmés pour émettre des appels sortants périodiques.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 72

Afin d'être capable de recevoir ces appels, le logiciel doit préalablement avoir été

mis en mode attente d'appel.

Le mode attente d'appel est accessible par le menu 'Exploitation' et l'option 'Mise

en attente d'appel du modem'.

La fenêtre suivante s'affiche :

Elle permet de préciser les opérations à effectuer lors de la réception d'un appel

par l'horodateur :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Une fois la sélection effectuée, appuyez sur le bouton 'Attente d'appel', la fenêtre

de suivi modem s'ouvre automatiquement.

Important A chaque connexion, le logiciel vérifie que l'horodateur appelant

correspond bien à un horodateur de l'entreprise afin d'éviter de

récupérer des pointages d'une autre entreprise.

Lorsqu'une connexion est établie, le logiciel effectue automatiquement

les opérations demandées, puis remet à jour l'horodateur avec la

configuration courante.

g) Récupération automatique des pointages

Vous pouvez automatiser les récupérations de pointages avec les commandes

«appel auto horodateur distant modem» et «appel automatique horodateur RS485»

dans le menu «Configurer». Les fenêtres de ces deux commandes sont identiques

et se présentent comme suit:

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 73

En cochant la case «Activation du mode d’appel automatique» vous activerez la

récupération automatique. Vous pouvez choisir la périodicité de l’action, en

choisissant soit un jour de la semaine pour une opération hebdomadaire ou

mensuelle en cochant « chaque dernier jour du mois ». Renseignez les autres

champs comme lors d’une récupération classique (voir page 39)

h) Fenêtres de suivi modem et RS485

Les fenêtres de suivi modem et RS485 sont identiques. Elles permettent de

visualiser l'état et le suivi des différentes connexions établies durant une session.

Elles se présentent de la manière suivante :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 74

La partie haute de la fenêtre reprend la liste des opérations à effectuer.

La zone de suivi de connexion permet de suivre étape par étape les opérations en

cours d'exécution.

Le résultat de chaque opération est affiché en temps réel dans la fenêtre et peutêtre

facilement repéré par les icônes :

Icônes Description

Lorsque l'option 'Visualiser la configuration avant modifications' a été

cochée, des lignes qui affichent la configuration apparaissent dans la liste et

sont repérées par cette icône.

'bleu' Cette icône repère le début d'un appel sortant vers un horodateur distant.

'vert' Indique qu'une connexion vient d'être établie avec un horodateur distant.

'rouge' Indique qu'une connexion vient de se terminer.

Indique le début d'une opération de remise à l'heure ou de vérification heure

d'été/heure d'hiver.

Indique le début d'une opération de récupération des informations ou d'une

opération de traitement quelconque.

Indique qu'une opération vient d'être terminée avec réussite.

Indique qu'une opération a échouée.

Indique que les piles sont presque vides – lorsque ce message s'affiche il

est nécessaire de prévoir un changement de piles dans le mois en cours.

Indique la fin des opérations demandées.

Important Il est vivement conseillé de lire avec attention le suivi de connexion

afin de savoir si toutes les opérations demandées se sont

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 75

correctement effectuées.

En cas de problème, le logiciel donne des informations détaillées sur

l'erreur survenue. Notez la et apportez les corrections adéquates.

Paramétrage des horaires journaliers").

- Les jours cochés sont les jours normalement travaillés, les autres

sont considérés comme chômés.

- Sélectionnez l'horaire souhaité pour chaque jour dans la liste

déroulante.

Attention - la remise à zéro périodique du total horaire s'effectue le premier jour

choisi (lundi, mardi, etc.) et la périodicité est comptée à partir de là.

Si vous choisissez "Pas de périodicité" le total horaire des badges

utilisateur sera remis à zéro une seule fois à la date choisie.

- Pour que les paramètres de fonctionnement soient actifs, il est

indispensable de les transférer sur l’horodateur. Pour cela, appuyez

sur le bouton "Paramétrage Horodateurs", il vous amène à la fenêtre

de "Gestion des horodateurs". Voir détails Error! Bookmark not

defined. "Error! Reference source not found.".

i) Installation et paramétrage d'un horodateur

Pour installer et paramétrer votre horodateur, sélectionnez l'option "Horodateur" du

menu "Configurer".

Une fenêtre apparaît. Elle contient normalement la liste tous les horodateurs

actuellement installés.

‧ Appuyez sur le bouton "Ajouter" afin d'installer un nouvel horodateur.

La fenêtre de paramétrage de l'horodateur s'affiche :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 76

‧ Remplissez le champ "Commentaires" : il sera repris par le logiciel afin de

faciliter l'identification de l'horodateur.

‧ Les paramètres avancés sont réservés aux installateurs professionnels et

utilisateurs avancés. NE PAS LES MODIFIER ARBITRAIREMENT.

‧ La "sortie commande de relais" permet à l'horodateur de contrôler une gâche

(pour le contrôle d'accès par exemple). La durée de commande est spécifiée

dans le champ "Durée de Commutation". Le contact se produit à chaque

insertion valide d'un badge utilisateur dans l'horodateur.

Une fois les paramètres spécifiés, appuyez sur le bouton "Paramétrer l'horodateur".

Si le câble d’interface et l’horodateur sont correctement connectés, le paramétrage

se lance automatiquement et valide la création de l’horodateur.

Ajout et paramétrage d'un utilisateur ».

‧ Ajouter un Utilisateur

Permet d'ajouter un nouvel utilisateur au système de gestion de temps. Il est

nécessaire de disposer d'un badge utilisateur neuf ou non déjà attribué pour

effectuer l'opération.

Le badge d'un ancien salarié peut-être récupéré et réaffecté à un nouvel

utilisateur. Dans ce cas n'oubliez pas de choisir l'option "Effacer les pointages

du badge" afin de la vider complètement.

‧ Effacer un utilisateur

Cette commande efface l’utilisateur de la base de données du logiciel

d'administration PASS35. Le badge de cet utilisateur peut alors être affecté à

un nouvel utilisateur.

‧ Horodateurs

Utilisez cette commande pour installer, enlever et administrer vos

horodateurs. Elle permet d'accéder à la fenêtre d'administration.

Pour plus d'informations voir en page 34 «

Installation et paramétrage d'un horodateur ».

‧ Paramétrage Général

Permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage général du logiciel.

Cette fenêtre permet de régler les détails de fonctionnement des horodateurs

(remise à zéro périodique des totaux horaires… etc) et d'affecter les horaires

par défaut de l'entreprise.

Pour plus d'informations, voir "Paramétrage général et paramètres

d'entreprise" en page 21.

Important Une fois choisi, l’Identifiant d'Entreprise ne peut pas être modifié car il

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 77

a été copié sur chacun de vos horodateurs. Cette inhibition est

destinée à empêcher toute tentative d’utilisation illicite de badge

étranger dans votre réseau.

‧ Changement heure d'Eté/heure d'Hiver

Les horodateurs gèrent automatiquement le changement d'heure d'été /

heure d'hiver, c'est à dire que les durées de travail mesurées ne sont pas

affectées par ce paramètre.

Cependant au changement d’heure légal, il est nécessaire de remettre à jour

l’affichage de l’heure des horodateurs. Ceci se fait avec la commande

"Passage Horodateurs Heure Eté / Heure Hiver" (voir en page 65).

L'option "Changement heure d'Eté/ heure d'Hiver" du logiciel permet de

configurer la date à laquelle le changement d'heure doit être pris en compte

et à laquelle l'affichage doit basculer et afficher +/- 1 heure.

Le mode automatique l'effectue le dernier dimanche de Mars et le dernier

Dimanche d'Octobre (aux heures légales).

‧ Configuration Port Lecteur PC

Le lecteur PC doit être connecté à un port série disponible. Tous les logiciels

fonctionnant en tâche de fond et risquant de monopoliser le port en question

doivent être désactivés (gestionnaires de modem le plus souvent). En

revanche, lorsque le logiciel d'administration PASS35 est fermé, le port est

rendu disponible pour d’autres applications.

‧ Appel Auto horodateur distant modem

Cette option permet de configurer une récupération automatique des

pointages. La récupération peut être effectuée soit une fois par semaine ou

en fin de mois. Pour se faire le logiciel doit être lancé au moment ou la

récupération est planifiée et le modem branché.

‧ Appel Auto horodateur distant RS485

Identique à l’option auto horodateur distant modem, mais pour un horodateur

RS485.

‧ Configuration Modem Local

Dans le cas de l'utilisation d'horodateurs avec modem intégré, il est

nécessaire d'utiliser un modem local sur le micro-ordinateur d'administration

afin de recevoir les données des différents sites.

La déclaration du type de modem utilisé et son paramétrage se fait grâce à

cette option. Pour plus d'informations voir en page 60

‧ Mot de Passe d'accès au logiciel

Le mot de passe d'accès au logiciel peut-être modifié par cette commande.

Lorsque vous changez le mot de passe, vous devez le répéter 2 fois dans les

2 cases prévues à cet effet afin d'être sûr qu'il n'y a pas d'erreur de frappe.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 78

j) Menu "Gestion de temps"

Le menu "Gestion de temps", propose l'ensemble des fonctions permettant

d'intervenir sur les pointages et de générer et afficher les statistiques

correspondantes.

‧ Liste des services

Cette commande permet d’accéder à la liste des services de l’entreprise.

L’ajout et la suppression de services sont possibles. A chaque service peut

être associé un profil horaire, qui pourra ensuite être automatiquement

appliqué aux personnes du service.

‧ Jours Fériés

Afin de satisfaire à toutes les configurations, le logiciel ne dispose pas d’une

liste par défaut des jours fériés. Les jours fériés suivis par votre entreprise

peuvent être déclarés, grâce à cette option.

‧ Horaires journaliers

Cette commande permet d'accéder à la base de données des horaires

journaliers du logiciel, pour les consulter, les modifier, les supprimer ou en

ajouter d'autres. Pour plus de détails concernant cette fenêtre, voir en page

38 "Configuration du modem local

Lors de l'utilisation d'horodateurs avec modem intégré, il est indispensable de

disposer d'un modem local raccordé sur le micro-ordinateur de gestion afin de

contacter ou recevoir les appels des sites distants.

L'installation et le paramétrage se fait par l'intermédiaire de l'option 'Configuration

du modem local' dans le menu 'Gestion de temps'.

La fenêtre de paramétrage est la suivante :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 79

Il n'est pas nécessaire que le modem soit déclaré sous Windows. Le logiciel

utilisera uniquement les paramètres spécifiés dans cette fenêtre.

Il est obligatoire de spécifier le port série sur lequel le modem est connecté, sa

vitesse de dialogue (généralement on prendra '57600'), le préfixe réseau (si il est

nécessaire de faire le '0' pour sortir par exemple), et le numéro de téléphone de la

ligne sur laquelle le modem local est raccordé.

Sélectionnez dans la liste des types de modems celui qui correspond au vôtre.

Les chaînes d'initialisation requises s'affichent automatiquement.

Validez en appuyant sur 'OK'.

Important Le choix du modem est primordial. Tous les modems du marché ne

peuvent pas fonctionner avec les horodateurs PASS35. Il est très

fortement conseillé de n'utiliser que les modems préconisés par

TimeCard à l'exception d'aucun autre.

Aucun support technique ne sera effectué sur des modems nonagréés

par TimeCard.

k) Récupération des pointages par Modem/RS485/IP

Ces commandes, accessibles par le menu « exploitation », permettent d'appeler

des horodateurs distants afin de les initialiser ou de récupérer les informations de

pointage.

Pour effectuer un appel distant sur les horodateurs avec modem il faut d’abord

effectuer la configuration du modem local.

Une fois la configuration du modem réalisée, sélectionnez l'option « Appeler un

horodateur distant » dans le menu « Exploitation ».

De la même façon, pour les horodateurs RS485, sélectionnez l'option « Contacter

un horodateur RS485 » dans le menu « Exploitation ».

La fenêtre suivante s'ouvre :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 80

Sélectionnez les horodateurs à appeler. Si plusieurs horodateurs sont

sélectionnés, le logiciel les appellera un par un successivement.

Précisez les opérations à effectuer une fois la connexion établie :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Appuyez ensuite sur le bouton 'Appeler'. La fenêtre de suivi s'affiche et l'appel des

sites distants débute immédiatement.

Important La fonction d'appel d'un horodateur distant peut être utilisée pour la

consultation et la récupération des informations de pointage ou pour la

première programmation d'un horodateur à distance.

Ainsi, dans le cas d'un premier paramétrage à distance d'un

horodateur, il est indispensable de cocher la case 'Utiliser

l'ancien identifiant pour se connecter'. Sinon la connexion à

l'horodateur distant échouera.

l) Mise en attente d'appel du modem local

Une fois la configuration modem réalisée, il est possible de recevoir des appels

des horodateurs distants lorsque des horodateurs avec modem intégré ont été

programmés pour émettre des appels sortants périodiques.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 81

Afin d'être capable de recevoir ces appels, le logiciel doit préalablement avoir été

mis en mode attente d'appel.

Le mode attente d'appel est accessible par le menu 'Exploitation' et l'option 'Mise

en attente d'appel du modem'.

La fenêtre suivante s'affiche :

Elle permet de préciser les opérations à effectuer lors de la réception d'un appel

par l'horodateur :

- vider, consulter ou récupérer d'urgence les informations

- remise à l'heure ou vérification heure d'été ou heure d'hiver

L'ensemble de ces fonctionnalités est identique à celles effectuées par la carte de

contrôle. Pour plus d'informations voir en page 63, description des différentes

fonctionnalités sur la carte de contrôle accessibles par le Menu "Exploitation".

Une fois la sélection effectuée, appuyez sur le bouton 'Attente d'appel', la fenêtre

de suivi modem s'ouvre automatiquement.

Important A chaque connexion, le logiciel vérifie que l'horodateur appelant

correspond bien à un horodateur de l'entreprise afin d'éviter de

récupérer des pointages d'une autre entreprise.

Lorsqu'une connexion est établie, le logiciel effectue automatiquement

les opérations demandées, puis remet à jour l'horodateur avec la

configuration courante.

m) Récupération automatique des pointages

Vous pouvez automatiser les récupérations de pointages avec les commandes

«appel auto horodateur distant modem» et «appel automatique horodateur RS485»

dans le menu «Configurer». Les fenêtres de ces deux commandes sont identiques

et se présentent comme suit:

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 82

En cochant la case «Activation du mode d’appel automatique» vous activerez la

récupération automatique. Vous pouvez choisir la périodicité de l’action, en

choisissant soit un jour de la semaine pour une opération hebdomadaire ou

mensuelle en cochant « chaque dernier jour du mois ». Renseignez les autres

champs comme lors d’une récupération classique (voir page 39)

n) Fenêtres de suivi modem et RS485

Les fenêtres de suivi modem et RS485 sont identiques. Elles permettent de

visualiser l'état et le suivi des différentes connexions établies durant une session.

Elles se présentent de la manière suivante :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 83

La partie haute de la fenêtre reprend la liste des opérations à effectuer.

La zone de suivi de connexion permet de suivre étape par étape les opérations en

cours d'exécution.

Le résultat de chaque opération est affiché en temps réel dans la fenêtre et peutêtre

facilement repéré par les icônes :

Icônes Description

Lorsque l'option 'Visualiser la configuration avant modifications' a été

cochée, des lignes qui affichent la configuration apparaissent dans la liste et

sont repérées par cette icône.

'bleu' Cette icône repère le début d'un appel sortant vers un horodateur distant.

'vert' Indique qu'une connexion vient d'être établie avec un horodateur distant.

'rouge' Indique qu'une connexion vient de se terminer.

Indique le début d'une opération de remise à l'heure ou de vérification heure

d'été/heure d'hiver.

Indique le début d'une opération de récupération des informations ou d'une

opération de traitement quelconque.

Indique qu'une opération vient d'être terminée avec réussite.

Indique qu'une opération a échouée.

Indique que les piles sont presque vides – lorsque ce message s'affiche il

est nécessaire de prévoir un changement de piles dans le mois en cours.

Indique la fin des opérations demandées.

Important Il est vivement conseillé de lire avec attention le suivi de connexion

afin de savoir si toutes les opérations demandées se sont

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 84

correctement effectuées.

En cas de problème, le logiciel donne des informations détaillées sur

l'erreur survenue. Notez la et apportez les corrections adéquates.

Paramétrage des horaires journaliers".

‧ Rotations d’horaires

Permet d’accéder à la fenêtre de paramétrage des rotations d’horaires. Ces

rotations pourront ensuite être affectées à des utilisateurs, par l’intermédiaire

du planning des horaires.

‧ Modification des pointages

Comme son nom l'indique, cette commande permet d'accéder à la base de

données des pointages, afin d'y effectuer toutes les opérations de

modifications, ajouts et suppressions de pointages. Ces modifications sont

prises en compte pour le calcul des statistiques, mais ne sont jamais

définitives : les pointages originaux peuvent à tout moment être récupérés ou

consultés.

Voir en page 58 58 « Modification des pointages »

‧ Saisie rapide de pointages

Permet de saisir rapidement une série de pointages d’un salarié sur une

période donnée. Voir « Saisie rapide de pointages » page 57.

‧ Justifications d'absences

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 85

L'option "justifications d'absences" permet de renseigner les congés ou toutes

les absences éventuelles d'un salarié. Ces justifications d'absences sont

prises en compte par le logiciel, lors de la génération des statistiques.

Tout ajout d'une justification d'absence, doit obligatoirement être suivi d'une

génération des statistiques, afin qu'elle soit prise en compte.

Pour plus d'informations voir en page 45 "Justifications d'absences".

‧ Heures supplémentaires

Si des utilisateurs doivent exceptionnellement travailler des heures

supplémentaires, on peut les prévoir dans le logiciel grâce à cette option.

Pour plus d'informations voir en page 47 « Heures supplémentaires »

‧ Tableau de présence

Affiche la liste de tous les salariés présents ainsi que leur heure d’arrivée.

‧ Clôture des compteurs

Permet de définir des règles de clôture et de les appliquer. Pour plus

d’information voir en page 49.

‧ Personnalisation des compteurs

Les compteurs permettent d’effectuer un calcul automatique sur les variables

principales concernant un utilisateur (congé, RTT, absence…). Le logiciel

dispose d’un certain nombre de compteurs prédéfinis auxquels s’ajoutent des

compteurs personnalisables. On peut sur ces derniers, modifier le nom et le

mode de calcul par ce menu personnalisation. Pour plus d’information, voir en

page 49 « Clôture de compteurs

Vous pouvez définir des règles de clôture et les appliquer sur une période donnée.

Pour définir ces règles, allez dans de menu gestion de temps puis sélectionnez

« clôture des compteurs » et enfin « règle de clôture ». La fenêtre suivante

s’ouvre :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 86

En cliquant sur le bouton « Nouveau » vous pouvez créer votre nouvelle règle de

clôture, après lui avoir donner un nom. Il ne vous reste plus qu’à définir ses

paramètres : écart, HS Rem, H maladie, J congés, J RTT. Pour définir les

paramètres que vous souhaitez, cliquez sur le « E » dans la colonne Edit en face

du paramètre où vous souhaitez entrer les actions à effectuer. La fenêtre suivante

s’ouvre :

Définissez l’action qui doit être effectuée lors de la clôture :

‧ Tout reporter sur la période suivante : l’intégralité du compteur est reporté

(qu’il soit négatif ou positif).

‧ Plafonner le report à « x » minutes : la valeur du compteur sera reportée sur le

mois suivant, mais si celle-ci dépasse la valeur « x » minutes, elle sera écrêtée

alors à « x » minutes.

‧ Ne rien reporter (ni crédit- ni débit) : le compteur est tout simplement remis à 0

lors de la clôture.

‧ Ajouter à la valeur reportée : la valeur du compteur est entièrement reportée et

vous pouvez ajouter une valeur de « x » minutes qui viendra s’ajouter à la

valeur précédente.

Important : Une règle de clôture peut être modifiée à condition de ne pas avoir

d’affectation salarié. Dans tous les autres cas sa modification est

impossible.

Pour appliquer une règle de clôture, sélectionnez dans le menu « Gestion de

temps » , « clôture des compteurs » puis le sous menu « clôturer les compteurs ».

La fenêtre suivante s’ouvre :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 87

Pour clôturer un compteur, sélectionnez les employés où le compteur doit être

clôturé (dans le cas présent Dupont georges ), puis la date, ex : le 15 mars 2002.

Sélectionnez votre clôture (actuellement ma règle), il ne vous reste plus qu’à

validez avec le bouton « clôturer ».

Important : La clôture de compte interdira toutes modifications sur les pointages et

horaires antérieurs.

Compteurs »

‧ Génération des statistiques

C'est l'option qui permet de lancer le calcul des statistiques pour une période

choisie. Pour plus de détails voir en page 53.

o) Menu "Rapports et états"

Le menu « Rapports et états » permet d’accéder à l’ensemble des rapports et

états, disponibles dans le logiciel.

Ces documents sont classés par type et parfois, plusieurs modes de

représentation sont disponibles.

Par exemple la "Liste des pointages réels" peut être imprimée par jour : une page

pour chaque jour, sur laquelle on verra les pointages des salariés durant la journée

; Ou par utilisateur : une page pour chaque utilisateur, sur laquelle on verra tous

les pointages sur la période considérée.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 88

Tous les documents sont pré-visualisés avant d'être imprimés.

La fenêtre suivante s'affiche :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 89

Les boutons situés en haut à gauche permettent respectivement de visualiser

les pages précédentes/suivantes , d'imprimer , d'exporter le document

vers un fichier ou de zoomer la prévisualisation .

Pour quitter la fenêtre, appuyez sur la croix tout à fait en haut à droite.

Le choix de l'imprimante cible se fait par le menu 'Fichier', 'configuration de

l'impression'.

Des exemples d'impression sont en page 92.

p) Menu « Utilitaires »

Ce menu contient des utilitaires pour les administrateurs avancés.

‧ Gestion des droits d’accès et d’administration

Avec cette commande vous pouvez définir d’autres administrateurs que vous

avec les droits que vous souhaitez :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 90

Ainsi vous pouvez autoriser un autre administrateur à gérer une ou plusieurs

personnes, un service entier ou même tous les salariés. Vous restez toujours

l’administrateur principal du logiciel, mais ainsi vous autorisez vos

administrateurs secondaires à avoir tous les droits (modification de pointages,

autorisations, etc…)

‧ Accès consultation par logiciel réseau/WEB

Vous avez la possibilité via un navigateur WEB, d’autoriser un ou plusieurs

employés à pointer depuis son PC. Ce dernier peut aussi consulter les

statistiques le concernant. Vous avez les mêmes possibilités avec le logiciel

« Office Planning client ».

Ces deux solutions apportent leurs avantages et leurs inconvénients :

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 91

Avantages Inconvénients

Navigateur WEB Aucun logiciel supplémentaire

n’est à installer.

Toutes les Machines sur le

réseau peuvent servir pour la

consultation des comptes.

Pour les pointages l’heure du

serveur est utilisée.

Configuration compliquée.

Office planning client Installation très facile. Installation nécessaire sur toutes

les machines qui serviront à la

consultation ou aux pointages.

L’heure de la machine locale est

utilisée pour les pointages.

Conclusion : le navigateur WEB conviendra aux entreprises ayant plus de 10

personnes badgeant par réseau alors qu’Office Planning client conviendra

mieux aux structures plus petites. Vous trouverez en annexe les saisies

d’écrans de ces deux logiciels.

‧ Version du moteur

Permet de connaître la version du "moteur" de gestion de la base de

données.

‧ Version de la base

Permet de connaître la version du fichier base de données.

‧ Exécuter un ordre SQL Manuel

Cette fonction est utilisée pour la maintenance. Elle est réservée aux

formateurs.

IV.7) Utilisation d'un tableur pour la présentation des données

Dans certains cas, il peut être nécessaire d'importer les données de pointage dans

des logiciels tableur de type "Excel".

Votre logiciel Office Planning a été conçu afin de faciliter ce transfert, en cas de

besoins.

Ainsi, à chaque consultation d'une période, le logiciel copie automatiquement les

évènements affichés à l'écran, dans le presse-papiers de Windows.

Par conséquent, il suffit d'ouvrir le tableur et d'effectuer un "Coller", pour que les

informations soient automatiquement transférées.

N'oubliez pas de redimensionner la largeur des colonnes si vous lisez des "###" ou

autre chose que des dates.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 92

IV.8) Exemples d'impression des rapports et états

Dans les pages suivantes vous trouverez des exemples d'impression :

- de la liste des pointages pris en compte par utilisateur.

- de rapports des statistiques par période.

- de rapports des statistiques par utilisateur.

Système de Gestion de Temps Office Planning

OFFICE PLANNING Le Logiciel page 93

Liste des pointages pris en compte par utilisateur

Rapport des statistiques par période

Système de Gestion de Temps Office Planning

Office Time Résolution d’incidents page 94

Rapport des statistiques par utilisateur

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VI Conseils aux entreprises

L'installation d'un système de Gestion de Temps réussie doit obtenir l'adhésion de

tous au sein de l'entreprise et doit être effectuée avec la plus grande transparence

accompagnée d'un dialogue permanent.

Souvent, lorsque la demande émane des salariés eux-mêmes, ceux-ci sont

directement impliqués au bon fonctionnement de l'ensemble.

Quelques conseils et règles de base à respecter :

- Il est conseillé de modifier le règlement intérieur pour faire apparaître

un chapitre relatif à l'utilisation du système de gestion de temps, aux

droits et devoirs de chacun (en particulier la nécessité pour chacun

d'utiliser le système, l'interdiction de badger pour quelqu'un d'autre,

etc.).

- Dans le cas de l'introduction d'une certaine latitude dans les

horaires, il est conseillé de faire apparaître les règles d’utilisation des

heures en plus, des heures en moins ainsi que la position de la

direction face aux heures de dépassement (souvent apparaît un

paragraphe indiquant que "la direction doit obligatoirement demander par écrit

à l'employé d'effectuer des heures supplémentaires pour qu'elles soient

considérées comme telles").

- Il est également conseillé de réunir l'ensemble des salariés (par

service par exemple) avant la mise en œuvre du système afin

d'expliquer le mode de fonctionnement, les règles introduites au

règlement intérieur et responsabiliser les utilisateurs en insistant sur le

fait qu'ils sont maintenant "maître" de leur temps grâce à leur badge.

Dans certain cas il peut être préférable de consulter un conseiller en droit social

avant de mettre en place le système de gestion de temps dans l'entreprise.

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Office Time Spécifications & Extensions page 97

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